Текущий учёт должен отражать деятельность компании: продажи, закупки, движение денежных средств, имущества и обязательств. На этих данных формируются отчётность и налоговые расчёты. Пропущенные документы, несогласованные остатки и ошибки в отражении операций затрудняют закрытие периода и могут повлиять на обязательства перед бюджетом.
Ведение бухгалтерского и налогового учёта — регулярное сопровождение операций компании в согласованном объёме. Оно включает работу с первичными документами, ведение регистров, расчёт налогов и подготовку отчётности. Состав обслуживания определяется деятельностью организации, применяемой системой налогообложения и распределением функций между заказчиком и исполнителем.
Когда необходимо сопровождение
- Компания передаёт текущую бухгалтерию внешнему исполнителю и хочет закрепить понятный состав работ и порядок взаимодействия.
- Объём операций вырос, а собственных ресурсов недостаточно для обработки документов и закрытия периодов.
- Требуется обеспечить непрерывность учёта при смене бухгалтера или перераспределении обязанностей финансовой службы.
- Руководителю нужна регулярная информация о налоговых начислениях, расчётах с контрагентами и документах, требующих уточнения.
Что входит в ведение учёта
- Работа с первичными документами. Проверка комплектности и оформления переданных материалов, выявление противоречий, запрос недостающих сведений и отражение подтверждённых операций.
- Учёт денежных средств и расчётов. Обработка банковских выписок и кассовых документов, учёт расчётов с покупателями, поставщиками и подотчётными лицами, сверка задолженности в согласованном объёме.
- Учёт имущества и обязательств. Отражение запасов, основных средств, аренды, займов и других операций, включённых в обслуживание.
- Налоговый учёт. Формирование регистров, определение налоговой базы, расчёт налогов и авансовых платежей с учётом применяемого режима и особенностей операций.
- Закрытие периодов. Регламентные расчёты, проверка взаимосвязанных показателей, анализ остатков и отражение необходимых корректировок текущего периода.
- Обязательная отчётность. Подготовка бухгалтерской и налоговой отчётности, необходимых уведомлений; представление в пределах предоставленных полномочий и контроль подтверждений приёма.
- Расчёты с бюджетом. Подготовка информации о начислениях и платежах, сверка данных единого налогового счёта (ЕНС), выявление расхождений, требующих уточнения.
- Текущие разъяснения. Консультации по отражению операций и требованиям к документам в пределах сопровождаемой деятельности.
При наличии обязанности по налогу на добавленную стоимость (НДС) в обслуживание включаются соответствующие регистры, проверка счетов-фактур и подготовка декларации. Это относится и к организациям, применяющим упрощённую систему налогообложения (УСН), если для них возникает такая обязанность. Состав налоговых расчётов определяется фактическими условиями работы компании.
Границы комплексного обслуживания
Расчёт заработной платы и отчётность по сотрудникам могут входить в общий договор либо выполняться отдельным исполнителем. Во втором случае для отражения начислений и расчётов в бухгалтерии передаются согласованные сводные данные. Заказывать одну и ту же работу дважды не требуется.
Кадровое делопроизводство, разработка учётной политики и организация документооборота включаются в задание при необходимости. Если требуется сопровождение только отдельных участков, определяется перечень этих участков и порядок обмена данными с бухгалтерией заказчика.
Текущее обслуживание не предполагает автоматического восстановления прошлых периодов. При передаче дел проверяются доступность базы, состояние начальных остатков и наличие необходимых регистров. Существенные пробелы и ошибки требуют отдельного согласования; корректировка ранее представленной отчётности выполняется после проверки исходных данных.
Подготовка пояснений по сопровождаемым операциям может быть предусмотрена договором. Сопровождение налоговой проверки, обжалование решений и судебное представительство имеют самостоятельный объём бухгалтерской и юридической работы. Проверка документов в рамках ведения учёта не является обязательным аудитом.
Как распределяются функции
Заказчик обеспечивает полноту и своевременность передачи документов, сообщает об изменениях договоров и фактических обстоятельствах операций. Исполнитель обрабатывает полученные сведения, обозначает недостатки документов и вопросы, влияющие на учёт и налогообложение. Отсутствие подтверждающих материалов нельзя заменить предположением о содержании операции.
В договоре закрепляются ответственные лица, календарь передачи данных, порядок согласования спорных операций, подготовки и подписания отчётности. Отдельно определяется, кто оформляет документы реализации, взаимодействует с контрагентами, проводит инвентаризацию и хранит оригиналы. Для годовой отчётности необходимы в том числе результаты инвентаризации и сведения о существенных обстоятельствах деятельности.
Подготовка расчёта или платёжного документа не означает самостоятельного распоряжения деньгами заказчика. Порядок утверждения и исполнения платежей согласуется отдельно; компания обеспечивает наличие средств и выполнение платежей в установленные сроки.
Доступ к учётной системе предоставляется через отдельные учётные записи с необходимыми правами. Для подачи отчётности представителем оформляются соответствующие полномочия, в том числе машиночитаемая доверенность, когда она требуется. Передавать исполнителю пароли руководителя и закрытые ключи его электронной подписи не требуется.
Документы и исходные данные
Основные материалы при передаче учёта
- Сведения о компании и деятельности. Реквизиты, виды операций, банковские счета, наличие подразделений, численность сотрудников и действующее распределение бухгалтерских функций.
- Данные о налогообложении. Применяемый режим, представленные уведомления о его выборе или изменении, сведения об освобождениях, льготах и обязанностях по отдельным налогам.
- Действующая учётная политика и рабочие правила учёта. Предоставляются при наличии; об отсутствии документов необходимо сообщить.
- Учётная база или выгрузки. Оборотно-сальдовая ведомость, аналитика по счетам и регистры на дату передачи, расшифровки задолженности, остатков денежных средств, запасов и имущества.
- Ранее представленная отчётность. Последняя годовая бухгалтерская отчётность, налоговые декларации, расчёты и уведомления за периоды, необходимые для продолжения учёта, с подтверждениями приёма.
- Сведения о расчётах с бюджетом. Данные ЕНС, имеющиеся акты сверки, сообщения о расхождениях и неисполненные требования налогового органа.
Документы для регулярной работы
- Договоры и изменения к ним, акты, накладные, универсальные передаточные документы, счета-фактуры и иные документы по совершённым операциям.
- Банковские выписки с расшифровкой операций, кассовые документы при наличии наличных расчётов, авансовые отчёты с подтверждающими материалами.
- Документы о поступлении, перемещении и выбытии имущества, вводе основных средств в эксплуатацию, аренде, займах и расчётах по ним.
- Данные о начислениях сотрудникам, удержаниях и выплатах — если зарплатный участок ведётся отдельно.
- Информация о возвратах, корректировках реализации, претензиях контрагентов и других событиях, меняющих ранее отражённые операции.
Дополнительно, в зависимости от деятельности
- Складские и производственные отчёты, документы о выпуске продукции, списании материалов и незавершённом производстве.
- Отчёты посредников и торговых площадок, сведения о комиссиях, удержаниях и возвратах.
- Документы по внешнеторговым и валютным операциям, таможенные декларации и расчёты с иностранными контрагентами.
- Результаты инвентаризации, документы по обособленным подразделениям, целевому финансированию или операциям, требующим раздельного учёта.
- Если в обслуживание включён расчёт зарплаты — сведения об условиях оплаты труда, отработанном времени, кадровых событиях и основаниях для начислений и удержаний.
Материалы передаются по согласованному перечню и защищённому каналу. Для первоначального ознакомления могут использоваться читаемые копии и выгрузки; дальнейшая работа ведётся с надлежаще оформленными бумажными или электронными документами. Перечень уточняется под реальные операции компании, без запроса документов по отсутствующим участкам.
