Организация бухгалтерского документооборота определяет, как документы о хозяйственных операциях создаются, проверяются, подписываются, передаются в бухгалтерию и хранятся. Для каждого вида документов закрепляются ответственные сотрудники, порядок действий и контрольные даты.
НКЦ «Эталонъ» помогает согласовать работу бухгалтерии с подразделениями, которые закупают товары, принимают работы, оформляют продажи и распоряжаются имуществом. Задача услуги — сделать движение документов понятным и управляемым, чтобы сведения своевременно попадали в учёт, а недостающие документы выявлялись до закрытия периода.
Когда требуется упорядочить документооборот
- Первичные документы поступают в бухгалтерию с опозданием, теряются или передаются без подписей и приложений.
- Сотрудники не понимают, кто должен получить документ от контрагента, проверить его содержание и передать на учёт.
- Одна операция отражается повторно из-за поступления бумажного экземпляра, скана и электронного документа по разным каналам.
- Согласование закупок, приёмка товаров и оформление документов происходят разрозненно.
- Компания открывает подразделения, увеличивает объём операций или передаёт учёт внешнему исполнителю.
- При подготовке отчётности, проверке или смене ответственного сотрудника сложно найти документы и установить их актуальную версию.
Какие процессы охватывает услуга
Перечень процессов согласуется с учётом деятельности компании. В работу могут включаться документы по закупкам и продажам, приёмке товаров, работ и услуг, движению запасов и основных средств, подотчётным расходам, аренде и расчётам с контрагентами.
Для каждого процесса определяется необходимый комплект документов и его связь с договором и конкретной операцией. Например, для приобретения оборудования важно установить, кто подтверждает поставку и комплектность, кто передаёт технические сведения, кто оформляет принятие объекта к учёту и где хранится комплект документов.
Распределение обязанностей
- Определение сотрудников, которые составляют документы или получают их от контрагентов.
- Разделение проверки фактического исполнения договора, правильности оформления и возможности отражения операции в учёте.
- Закрепление порядка согласования и подписания с учётом полномочий ответственных лиц.
- Назначение ответственных за передачу документов в бухгалтерию, устранение замечаний и получение недостающих экземпляров.
- Определение замещения на время отсутствия сотрудника и порядка передачи документов при смене ответственного лица.
Проверка реквизитов бухгалтерией не заменяет подтверждение того, что товар действительно получен или работа выполнена. Поэтому в регламенте отдельно закрепляется участие подразделения, которое может подтвердить содержание операции.
Передача, проверка и контроль комплектности
- Разработка графика документооборота с указанием участников, действий, каналов передачи и контрольных дат.
- Определение правил регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, связи с договором, проектом или подразделением.
- Подготовка порядка проверки реквизитов, подписей, приложений и соответствия документов друг другу.
- Организация учёта недостающих документов, возврата на исправление и повторного представления.
- Определение действий при позднем поступлении документов и выявлении ошибок после закрытия периода.
Внутренние даты передачи документов согласуются с порядком закрытия учёта. Пропуск такой даты не означает, что документ можно исключить из обработки: регламент должен определять, кто оценивает последствия задержки и принимает решение о необходимых действиях.
Бумажные и электронные документы
При использовании электронного документооборота (ЭДО) устанавливаются правила получения, подписания, обработки и хранения электронных документов. Учитываются действующие каналы обмена, полномочия подписантов, доступ сотрудников и способы проверки статуса документа.
Отдельно разграничиваются скан-копии, бумажные оригиналы и электронные документы, подписанные электронной подписью. Это помогает исключить повторную регистрацию одной операции и определить, какой документ необходимо хранить. Само сканирование не является основанием для уничтожения бумажного оригинала.
Для хранения определяются структура папок или дел, правила наименования и поиска, права доступа и ответственные за сохранность. Требования к срокам хранения устанавливаются по видам документов. Для электронных документов учитывается возможность их воспроизведения и проверки электронной подписи в течение необходимого периода.
Как правила применяются в работе компании
На основе анализа действующего порядка подготавливаются регламент и график бухгалтерского документооборота, перечень ответственных, необходимые формы реестров и контрольные перечни. Документы описывают конкретные действия сотрудников: что проверить, кому передать материал и как зафиксировать незавершённый вопрос.
Проект согласуется с бухгалтерией и подразделениями, участвующими в оформлении операций, после чего передаётся руководителю на утверждение. На примерах документов компании проверяется, понятен ли порядок исполнителям и можно ли проследить движение комплекта от составления до хранения.
Заказчик обеспечивает участие ответственных сотрудников, утверждение правил и их применение внутри организации. Если подразделения продолжают передавать документы по прежним неформальным договорённостям, одного утверждённого графика недостаточно для изменения процесса.
Состав услуги и её границы
Организация документооборота может входить в постановку бухгалтерского и налогового учёта. Если график и основные правила уже разработаны в составе учётной политики, работа ограничивается их детализацией или исправлением выявленных недостатков. Повторная подготовка действующих документов не требуется.
Услуга направлена на организацию процесса. Ежедневное оформление и обработка первичных документов, постоянное взаимодействие с контрагентами и ведение бухгалтерского учёта включаются только при отдельного согласования.
Внедрение программных систем, техническая интеграция, массовое сканирование и физическая обработка архива не входят в базовый объём. Регламент разрабатывается с учётом имеющихся средств работы; необходимые технические изменения фиксируются отдельно.
Выявленные пробелы в документах прошлых периодов не устраняются составлением недостоверных документов задним числом. Получение корректных экземпляров у контрагентов, проверка оснований операций и исправление учёта при необходимости оформляются как отдельная задача.
Документы и исходные данные
Основные материалы
- Описание деятельности и структуры компании: подразделения, склады, объекты и сотрудники, участвующие в оформлении и передаче документов.
- Перечень процессов, которые требуется упорядочить: например, закупки, продажи, движение имущества или подотчётные расходы.
- Образцы документов по выбранным процессам: договоры, акты, накладные, универсальные передаточные документы, авансовые отчёты и приложения к ним — только применимые к деятельности компании.
- Описание действующего порядка: кто составляет, проверяет и подписывает документы, как они поступают в бухгалтерию и где хранятся.
- Данные об объёме работы: приблизительное количество документов, доля бумажного и электронного обмена, основные причины задержек и ошибок.
- Сведения об используемых средствах: учётная программа, сервисы ЭДО, общие папки, электронный архив и действующие правила доступа.
Дополнительно, при наличии
- Учётная политика, действующий график документооборота, внутренние инструкции и формы реестров.
- Должностные инструкции и документы о полномочиях на подписание — в части, относящейся к рассматриваемым процессам.
- Порядок закрытия месяца и внутренние контрольные даты предоставления информации.
- Примеры неполных комплектов, повторно зарегистрированных документов, возвратов на исправление и реестры недостающих документов.
- Условия договоров с контрагентами об обмене документами, приёмке и подписании.
- Правила хранения, номенклатура дел, описи и порядок передачи документов между сотрудниками.
- Договор с внешней бухгалтерией и согласованное распределение функций, если учёт передан стороннему исполнителю.
- Замечания аудиторов и внутренних проверок, непосредственно связанные с документооборотом.
Для начала работы обычно достаточно электронных копий, нескольких характерных комплектов документов и пояснений ответственных сотрудников. Полный архив и передача оригиналов не требуются, если их обследование не включено в задание. При необходимости доступа к системам используются отдельные полномочия; личные пароли и закрытые ключи электронной подписи не передаются.
